O módulo de design de projeto o equipa para lançar seu projeto com o pé direito. Ele enfatiza a importância de um plano bem definido antes de mergulhar nos detalhes. O módulo mergulha nos conceitos centrais de gerenciamento de projetos e, em seguida, se concentra em elaborar um plano de projeto. Este plano descreve seus objetivos, cronograma, orçamento e estratégia de comunicação. Também define marcos-chave com entregas para mantê-lo no caminho certo. Finalmente, apresenta ferramentas úteis como software de mapeamento mental e plataformas de gerenciamento de projetos para agilizar seu processo de planejamento.

• Compreender o design de projeto como a base para o sucesso do projeto.

• Aprenda a elaborar um plano de projeto com metas, prazos e orçamentos.

• Utilize ferramentas para design e planejamento eficazes de projetos.

• Aproveite os modelos de design de projeto para agilizar a criação do plano

Professores e funcionários trabalhando em educação secundária e especialmente aqueles que estão trabalhando com crianças migrantes e desfavorecidas (12-18 anos)

• Você terá uma sólida compreensão dos princípios de design de projetos, o primeiro passo crucial para o sucesso do projeto.

• Você será capaz de elaborar um plano de projeto que descreva seus objetivos, prazos, orçamentos e estratégias de comunicação.

• Você desenvolverá as habilidades para identificar marcos-chave do projeto com entregas, garantindo que seu projeto permaneça no caminho certo.

• Você será apresentado a ferramentas valiosas para design e planejamento de projetos, como software de mapeamento mental e plataformas de gerenciamento de projetos.

O que é Gerenciamento de Projetos?

Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para guiar uma equipe na direção do alcance de metas específicas dentro de restrições predefinidas. Essas restrições normalmente abrangem:

• Escopo: Os limites claramente definidos do projeto, delineando os produtos e funcionalidades a serem concluídos.
• Tempo: O prazo finito alocado para a conclusão do projeto.
• Orçamento: Os recursos financeiros predeterminados alocados ao projeto.
• Qualidade: Os padrões estabelecidos para atender aos objetivos do projeto e entregar um produto ou serviço que atenda às expectativas.

O gerenciamento de projetos envolve cinco atividades principais:

• Iniciação: Definindo o propósito, objetivos e viabilidade do projeto.
• Planejamento: Criando um roteiro detalhado para o projeto, incluindo tarefas, cronogramas, recursos e alocação de orçamento.
• Execução: Realizando as tarefas e atividades planejadas.
• Monitoramento e Controle: Acompanhamento do progresso, identificação e gerenciamento de riscos, e ajuste dos planos conforme necessário.
• Encerramento: Finalizando o projeto, entregando o produto ou serviço final e documentando as lições aprendidas.

O que é um Projeto?

Um projeto é um empreendimento temporário cuidadosamente planejado para atingir objetivos específicos. Ele envolve uma série de tarefas que precisam ser concluídas dentro de um prazo e orçamento definidos. Três fatores principais determinam o sucesso de um projeto: tempo, custo e qualidade.

Aqui estão alguns pontos-chave sobre projetos:

• Temporário: Os projetos têm uma data de início e término definida.
• Planejado: Os projetos são cuidadosamente planejados para atingir objetivos específicos.
• Objetivos específicos: Os projetos podem ter diferentes objetivos, como entregar um produto, concluir um serviço ou alcançar um resultado desejado.
• Limite de tempo: Os projetos precisam ser concluídos dentro de um prazo específico.
• Orçamento: Os projetos têm um orçamento definido que precisa ser seguido.
• Ciclo de vida do projeto: Os projetos passam por diferentes fases, como planejamento, execução e monitoramento.

O que é um Gerente de Projetos?

Um gerente de projetos é um profissional que lidera e supervisiona projetos desde a concepção até a conclusão. Eles são responsáveis por garantir que os projetos sejam entregues dentro do prazo, do orçamento e do escopo.

Aqui está um resumo do papel de um gerente de projetos:

• Liderança e Colaboração: Os gerentes de projeto lideram equipes, motivam-nas e promovem um ambiente colaborativo para alcançar as metas do projeto.
• Planejamento e Organização: Eles planejam e organizam meticulosamente os projetos, incluindo a definição de objetivos, o desenvolvimento de cronogramas e a alocação de recursos.
• Comunicação: A comunicação eficaz é a chave! Os gerentes de projeto se comunicam com várias partes interessadas, incluindo membros da equipe, clientes e executivos.
• Resolução de problemas: Projetos raramente seguem exatamente o planejado. Os gerentes de projeto identificam e resolvem problemas que surgem durante o ciclo de vida do projeto.
• Entrega de Resultados: O objetivo final é o sucesso do projeto. Os gerentes de projeto supervisionam todos os aspectos do projeto para garantir que ele atinja o resultado desejado.

No geral, os gerentes de projeto desempenham várias funções. São líderes, organizadores, comunicadores e solucionadores de problemas que desempenham um papel crítico em dar vida aos projetos.

Saiba Mais:

• https://business.adobe.com/blog/how-to/project-plan
• https://www.notion.so/blog/project-design
• https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-project-design-in-project-management/
• https://www.atlassian.com/work-management/project-management/project-design#:~:text=Project%20design%20is%20the%20process,align%20teams%20on%20project%20objectives.
• https://asana.com/resources/project-design
• https://www.usemotion.com/blog/project-design
• https://www.pmi.org/learning/library/designing-complex-projects-6951
• https://www.projectmanager.com/blog/project-design-in-project-management

Construindo uma Base Forte: Design de Projetos

O design de projetos é a primeira etapa crucial para configurar um projeto para o sucesso. Ele funciona como a pedra fundamental, definindo as metas gerais, considerando o orçamento e o cronograma, e colocando todos na mesma página antes de mergulhar nos detalhes. Esta fase inicial de planejamento evita que as equipes se percam em minúcias sem uma direção clara.

O que é Design de Projetos no Gerenciamento de Projetos?

O design de projetos é o processo de criar um roteiro de alto nível para um projeto. É uma etapa inicial de planejamento que ocorre antes da criação do plano oficial do projeto ou do estatuto. Aqui, o foco está no panorama geral, e não em detalhes específicos. Imagine como se estivesse assentando a fundação de uma casa – você não começaria a construir paredes sem uma base sólida, certo?

Benefícios do Design de Projetos:

• Base para o Sucesso: O design de projetos estabelece o “porquê” por trás do projeto. Ao definir metas e objetivos claros durante esta fase, os gerentes de projeto garantem que cada etapa do projeto esteja alinhada com a visão geral.
• Simplificando Projetos: Para projetos menores, a fase de design pode até substituir a proposta e o plano, simplificando todo o ciclo de vida do projeto. Pense nisso como um balcão único para a definição inicial do projeto.
• Alinhamento e Comunicação: O design de projetos é uma oportunidade para harmonizar ideias, processos e entregáveis. Ferramentas visuais como gráficos, cronogramas e até painéis de visão ajudam as partes interessadas a entender a direção do projeto. Além disso, envolver as partes interessadas na fase de design promove uma comunicação clara e ajuda a garantir sua adesão desde o início.

Ferramentas para Visualização:

Os gerentes de projeto utilizam várias ferramentas para facilitar e visualizar o processo de design, promovendo uma comunicação e colaboração claras. Essas ferramentas incluem:

• Esboços: Desenhos simples para capturar ideias e conceitos iniciais.
• Gráficos de Gantt: Gráficos de barras que ilustram o cronograma do projeto e as dependências de tarefas.
• Fluxogramas: Visualizam fluxos de trabalho e processos passo a passo.
• Roteiros: Cronogramas de alto nível delineando marcos e entregáveis principais.
• Protótipos: Modelos ou simulações preliminares para testar ideias e funcionalidades (comuns especialmente no desenvolvimento de software).
• Painéis de visão: Colagens de imagens e texto que capturam a visão e os objetivos gerais do projeto.

Conectando-o ao Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos:

O design de projetos se enquadra na fase de Iniciação das cinco fases de gerenciamento de projetos descritas no Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK). Ele serve como um plano amplo antes que o planejamento mais detalhado do projeto aconteça. Pense nele como uma visão geral de alto nível usando ferramentas como gráficos de Gantt e fluxogramas. Este design inicial estabelece uma linha de base para a equipe e as partes interessadas seguirem em frente.

Elementos-Chave do Design de Projetos: Equilibrando a Tripla Restrição

O design de projetos define a base do projeto estabelecendo elementos-chave que influenciam direta e indiretamente as três restrições centrais do gerenciamento de projetos: Escopo, Tempo e Custo. Veja como esses elementos desempenham um papel:

• Escopo: Define os limites do projeto, delineando os entregáveis específicos e o que está excluído. Um escopo bem definido impacta diretamente todas as três restrições. Influencia:

• Tempo: Um escopo mais amplo normalmente requer mais tempo para concluir todos os entregáveis.
• Custo: Um escopo mais amplo geralmente se traduz em mais recursos necessários, elevando o custo do projeto.

• Recursos: O tipo e a quantidade de recursos (pessoas, equipamentos, materiais) são determinados pelo escopo do projeto.

Saiba mais: https://asana.com/resources/project-scope

Objetivos: São as metas e os resultados desejados do projeto. Objetivos claramente definidos garantem que todas as atividades do projeto contribuam para o panorama geral. Pense neles como o “porquê” por trás do projeto. Embora os objetivos em si não afetem diretamente as restrições triplas, eles orientam a tomada de decisões ao longo do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, um gerente de projeto pode precisar ajustar o escopo (e potencialmente o tempo e o custo) se surgir um novo objetivo que não fazi a

Saiba mais: https://asana.com/resources/how-project-objectives

Entregáveis:

Estes são os resultados tangíveis do projeto, como produtos, recursos ou relatórios. Identificar os entregáveis antecipadamente ajuda a garantir que o projeto se concentre em criar as coisas certas e se alinhe com o escopo definido. Ao delinear os entregáveis no início, você pode estimar o tempo e os recursos necessários para produzi-los:

• Tempo: A complexidade dos entregáveis impacta diretamente o tempo necessário para completá-los.
• Custo: Os recursos necessários para produzir os entregáveis (pessoas, materiais, etc.) afetam o custo geral do projeto.

Saiba mais: https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables

Partes Interessadas:

Estas são as pessoas ou grupos que são impactados pelo projeto. O design do projeto deve identificar as principais partes interessadas e seus interesses. A comunicação eficaz e o gerenciamento das partes interessadas são cruciais para o sucesso do projeto. Embora não seja uma restrição direta, as necessidades e expectativas das partes interessadas podem influenciar o escopo, impactando o tempo e o custo do projeto. Por exemplo, se uma parte interessada importante solicitar recursos adicionais (expandindo o escopo), o gerente de projeto pode precisar ajustar o cronograma e o orçamento para acomodar essas mudanças.

Saiba mais: https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-a-stakeholder-in-project-management/

Marcos:

Estes são pontos de controle importantes ou eventos significativos que marcam o progresso em direção às metas do projeto. Eles ajudam a acompanhar o progresso, identificar possíveis obstáculos antecipadamente e garantir que o projeto permaneça no cronograma (restrição de tempo). Os marcos estão diretamente ligados à restrição de tempo, mantendo o projeto avançando e garantindo sua conclusão oportuna.

Saiba mais: https://www.projectmanager.com/blog/milestones-project-management

Elaborando Seu Plano de Projeto: Um Guia Flexível

Levar uma ideia e transformá-la em realidade requer um roteiro – um plano de projeto. Este plano serve como seu modelo, guiando você e sua equipe em direção ao sucesso. Embora os detalhes específicos do planejamento de projetos possam variar, aqui está uma divisão dos passos essenciais e opcionais para ajudá-lo a criar um plano flexível que funcione para você:

Pilares Essenciais:

Passo 1. Definindo o Destino: Metas e Escopo (Crucial para Todo Projeto!)

Toda jornada começa com um destino claro. Aqui, seu destino são as metas do seu projeto: o que você deseja alcançar. Igualmente importante é definir o escopo do projeto – o que está incluído e o que não está. Isso ajuda a gerenciar expectativas e evitar o aumento do escopo (adicionar recursos no meio do projeto) que pode descarrilar seus planos.

Saiba Mais:https://ppm.express/blog/project-goals/#h-is-it-possible-to-succeed-without-project-goals

https://business.adobe.com/blog/basics/project-scope-definition-best-practices-examples-and-more

Passo 2. Traçando o Curso: Cronograma e Orçamento (Essenciais para o Sucesso!)

Uma vez que você conheça seu destino, precisa de um cronograma. Crie um cronograma de projeto realista que divida as tarefas e atribua prazos.

Juntamente com o cronograma, desenvolva um orçamento que estime o custo total do projeto. Isso ajuda a garantir que você tenha os recursos necessários para alcançar seus objetivos.

Várias razões destacam a importância de um plano de orçamento do projeto. Em primeiro lugar, ele serve como uma pedra fundamental para garantir o financiamento do projeto, fornecendo às partes interessadas informações claras sobre os fundos e prazos necessários. Em segundo lugar, um orçamento bem planejado facilita o controle de custos do projeto, permitindo a comparação entre os custos reais e aprovados para avaliar o progresso do projeto e exigir ajustes se necessário. Terceiro, um orçamento meticulosamente calculado impacta diretamente a saúde financeira da empresa, melhorando as margens operacionais e o sucesso geral do projeto.

Saiba Mais:

• https://www.forecast.app/blog/how-to-create-a-project-budget#what-is-project-budgeting
• https://asana.com/resources/project-management-plan

Passo 3. Mantendo Todos Informados: Comunicação com as Partes Interessadas (Não Faça Isso Sozinho!)

Um projeto raramente existe no vácuo. Identifique todos que têm interesse em seu projeto, desde membros da equipe até executivos. Estabeleça canais de comunicação claros para mantê-los informados sobre o progresso e abordar quaisquer preocupações.

Saiba Mais: https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-a-stakeholder-in-project-management/

Passo 4. Marcando Seus Marcos: Definindo Entregáveis e Marcos (Marcadores de Sucesso-Chave)

Divida seu projeto em etapas alcançáveis e identifique os entregáveis-chave – os resultados tangíveis que marcam o progresso em direção aos seus objetivos. Defina datas de marcos para esses entregáveis, criando um roteiro de conquistas que mantenha seu projeto no caminho certo.

Saiba Mais:

• https://www.teamgantt.com/blog/the-how-and-why-of-using-milestones-in-your-project-plan
• https://www.workamajig.com/blog/project-deliverables-guide

Melhorias Opcionais:

Construindo um Roteiro Detalhado: Plano de Projeto (Para Projetos Complexos)

Para projetos maiores ou mais complexos, considere elaborar um plano de projeto abrangente. Isso pode incluir seções como um plano de comunicação delineando o fluxo de informações, uma estratégia de aquisição detalhando como adquirir os recursos necessários e um plano de gerenciamento de riscos para identificar e mitigar possíveis obstáculos.

Um plano de contingência é um curso de ação predefinido para abordar riscos identificados caso eles se materializem, servindo como um plano de backup quando ocorrem desvios do esperado. É um componente fundamental do gerenciamento de riscos, envolvendo a definição de etapas de ação a serem tomadas em resposta a eventos de risco específicos. Os planos de contingência visam mitigar riscos potenciais e minimizar atrasos no projeto, estouros de orçamento e outros resultados adversos. Eles são criados com base em riscos identificados e também podem ser utilizados para aproveitar oportunidades estratégicas, garantindo a resiliência e adaptabilidade do projeto.

Saiba Mais: https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-contingency-plan-in-project-management/

Uma Imagem Vale Mais que Mil Palavras: Utilize Recursos Visuais (Melhore a Comunicação).

Recursos visuais como gráficos, diagramas ou mapas mentais podem ser ferramentas de comunicação poderosas. Use-os para representar objetivos do projeto, cronogramas e entregas, tornando-os mais fáceis de entender para todos.

ttps://www.linkedin.com/advice/1/how-do-you-use-visual-aids-data-enhance-your-project

Planejamento Engenhoso: Estime a Necessidade de Recursos (Garanta que Você Tenha o que Precisa).

Identifique os recursos humanos (sua equipe!), equipamentos e ferramentas necessários para concluir o projeto. Isso garante que você tenha tudo no lugar para seguir em frente sem problemas.

https://www.proprofsproject.com/blog/project-human-resource-management/

Continue lendo:

• https://business.adobe.com/blog/how-to/project-plan
• https://www.notion.so/blog/project-design
• https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-project-design-in-project-management/

Ferramentas Essenciais para Design de Projetos Mapas Mentais: Visualize ideias e faça brainstorming

O Brainstorming é uma técnica fundamental para resolução criativa de problemas e geração de ideias. Envolve a suspensão do julgamento e o fluxo livre de ideias, promovendo um ambiente colaborativo onde a quantidade reina sobre a qualidade inicial.

O Mapa Mental baseia-se na base lançada pelo brainstorming. Ele pega suas ideias e as coloca em um mapa, mostrando como elas estão todas conectadas. Em vez de uma lista chata, é como uma imagem com palavras e desenhos, tornando as coisas mais fáceis de entender e lembrar.

Veja como criar um mapa mental para se tornar um mestre em design de projetos:

• Projeto Central: Coloque a ideia principal do projeto bem no centro do seu papel. Faça dela a estrela!
• Ramifique Para Fora: Deixe as ideias fluírem! Desenhe ramificações para fora, cada uma contendo um novo conceito ligado ao seu projeto.
• Conectando os Pontos: Use linhas ou setas para mostrar como essas ideias funcionam juntas. Mais tarde, elas podem se tornar as etapas do seu projeto!
• Código de Cores: Não tenha medo de cor! Use cores diferentes para destacar pontos importantes ou categorizar suas ideias.
• Esboço Rápido: Não se preocupe em fazer uma obra-prima. Anote as ideias rapidamente, mesmo que pareçam estranhas. Você pode refiná-las mais tarde.
• Atribua significados às cores! Azul para etapas principais, preto para boas ideias e vermelho para coisas que precisam de mais pesquisa. É o seu código!
• Pense Grande (Tamanho do Papel): Dê espaço para as suas ideias respirarem! Use uma folha grande de papel (A3 é ideal) para capturar tudo.

O mapa mental ajuda você no design de projetos por:

• Planejamento como um Profissional: Capture as etapas principais e veja como elas se conectam para um fluxo de projeto tranquilo.
• Brainstorming Intenso: Gere toneladas de ideias para projetos e explore diferentes abordagens.
• Organizando Seus Pensamentos: Mapeie visualmente o seu plano de projeto para evitar confusão.
• Desperte a Criatividade: Encontre soluções únicas para desafios e aborde seu projeto de ângulos novos.
• Comunicação Clara: Use seu mapa mental para explicar seu plano de projeto aos outros facilmente.

Como é a aparência de um mapa mental?

Saiba mais em:

• https://www.mindmaps.com/how-to-brainstorm-with-mind-maps/
• https://www.adelaide.edu.au/writingcentre/sites/default/files/docs/learningguide-mindmapping.pdf

Software de Gestão de Projetos:

Software de gestão de projetos é uma ferramenta que auxilia empresas e indivíduos a acompanharem projetos, tarefas e cronogramas. Ele é projetado para trazer estrutura e organização a projetos complexos. Aqui estão alguns dos principais recursos do software de gestão de projetos:

• Planejamento de Projetos: Esse recurso permite planejar projetos e gerenciar todos os seus ativos em um único software. O software de gestão de projetos pode ajudá-lo a visualizar seu fluxo de trabalho e permitir o planejamento colaborativo.

• Colaboração e compartilhamento de arquivos: O software de gestão de projetos normalmente possui ferramentas de compartilhamento de arquivos que permitem que várias pessoas tenham acesso aos documentos. Isso elimina a necessidade de enviar e receber arquivos por e-mail e garante que todos estejam trabalhando na versão mais recente de um documento.
• Gestão de orçamento: Você pode acompanhar os custos em tempo real dentro do software de gestão de projetos. Isso permite que você veja se os custos de um projeto estão aumentando muito rapidamente e tome medidas antes que o projeto ultrapasse o orçamento.
• Comunicação: Muitos tipos de software de gestão de projetos possuem ferramentas de comunicação integradas, eliminando a necessidade de longas conversas por email ou reuniões.
• Relatórios personalizáveis: O software de gestão de projetos geralmente possui relatórios personalizáveis para que os gerentes possam receber uma visão geral de métricas importantes. Esses relatórios podem fornecer gráficos e estatísticas para fechar lacunas de produtividade, melhorar processos ou gerenciar um orçamento.

Existem muitas opções diferentes de software de gestão de projetos no mercado, por isso é importante considerar suas necessidades antes de investir tempo e dinheiro. Aqui estão algumas das opções mais populares:

Trello (https://trello.com/)

• Recursos: Interface simples de arrastar e soltar, quadros, cartões, listas, ferramentas de colaboração
• Preço: Plano gratuito com recursos limitados, $5 por usuário/mês e superiores para recursos adicionais
• Ideal para: Freelancers, pequenos negócios

Wrike (https://www.wrike.com/)

• Recursos: Planejamento de projetos, colaboração, fluxos de trabalho, relatórios, integrações com Slack e Salesforce
• Preço: Plano gratuito com recursos limitados, $9.80 por usuário/mês e superiores para recursos adicionais
• Ideal para: Pequenos negócios

ClickUp (https://clickup.com/)

• Recursos: Planejamento de projetos, programação, colaboração, relatórios, diversas visualizações (listas, gráficos, calendários), usuários e armazenamento ilimitados
• Preço: Plano gratuito com recursos limitados, $5 por usuário/mês e superiores para recursos adicionais
• Ideal para: Grandes equipes

Monday.com (https://monday.com/)

• Recursos: Gestão de projetos, ferramentas de atribuição, diversas visualizações de projetos, controle de tempo, integrações, fluxos de trabalho personalizáveis, relatórios
• Preço: Plano gratuito com recursos limitados, $8 por usuário/mês e superiores para recursos adicionais
• Ideal para: Grandes organizações

ProjectManager (https://www.projectmanager.com/)

• Recursos: Gráficos de Gantt, painéis, portfólios de projetos, relatórios, quadros Kanban, listas de tarefas
• Preço: $13 a $28 por usuário/mês (faturado anualmente). Há também um teste gratuito de 30 dias disponível.
• Ideal para: Equipes de pequeno a médio porte que precisam gerenciar projetos robustos, equipes de médio a grande porte que precisam otimizar portfólios e organizações que precisam de segurança personalizada e suporte prioritário

Smartsheet (https://www.smartsheet.com/)

• Recursos: Oferece um rico conjunto de visualizações, fluxos de trabalho, relatórios e painéis.
• Preço: gratuito a $25 por usuário por mês.
• Ideal para: Empresas de todos os tamanhos.

Asana (https://asana.com/?noredirect)

• Recursos: Oferece recursos como definição de metas, visualizações de projetos, campos personalizados e relatórios.
• Preço: gratuito a $25 por usuário por mês.
• Ideal para: Empresas de todos os tamanhos.

Ferramentas Úteis: Gráficos e Quadros para Design de Projetos

SWOT (FOFA)

A análise SWOT é uma ferramenta para avaliar um projeto ou situação, considerando seus Pontos Fortes (Strengths), Pontos Fracos (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Ela ajuda a identificar fatores internos (pontos fortes e fracos) e externos (oportunidades e ameaças) que podem impactar o sucesso.

Saiba mais: https://www.investopedia.com/terms/s/swot.asp

Matriz RACI

De acordo com a reformulação, um RACI é uma ferramenta usada em gerenciamento de projetos para definir claramente os papéis e responsabilidades das diversas partes interessadas envolvidas em um projeto. RACI representa as seguintes categorias:

• Responsável (Responsible): A pessoa que executa a tarefa ou entrega o produto do trabalho. Deve haver apenas uma pessoa “Responsável” atribuída por tarefa.
• Aprovador (Accountable): A pessoa responsável pelo sucesso da conclusão da tarefa. Ela garante a qualidade e a conclusão oportuna do trabalho e pode delegar tarefas para o “Responsável”.
• Consultado (Consulted): Alguém cuja contribuição e experiência são buscadas antes que as principais decisões sejam tomadas ou o trabalho seja finalizado.
• Informado (Informed): Alguém que precisa ser mantido atualizado sobre o progresso do projeto, mas pode não ter um papel direto na tarefa em si.

Saiba mais:

Faça o download do modelo: https://project-management.com/understanding-responsibility-assignment-matrix-raci-matrix/  

Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt não foi uma invenção única, mas sim uma evolução. O “Harmonograma” de Karol Adamiecki (1896) lançou as bases, enquanto a versão de Henry Gantt (1910-1915) ganhou fama. Originalmente usado para tarefas rotineiras, os gráficos de Gantt se tornaram essenciais para o gerenciamento de projetos em todos os setores.

O que é um Gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projeto que utiliza um gráfico de barras horizontais para visualizar o cronograma e as tarefas de um projeto. Ele funciona essencialmente como um plano de comunicação, delineando cada etapa necessária para concluir o projeto dentro do cronograma e do orçamento. Ao listar as tarefas no eixo vertical e o cronograma do projeto no eixo horizontal, o gráfico oferece uma visão clara da duração de tarefas individuais, dependências entre tarefas, quem é responsável por cada tarefa e marcos importantes. Essa visão geral abrangente permite que gerentes de projeto e membros da equipe acompanhem o progresso e garantam que tudo permaneça no caminho certo de forma eficaz.

Elementos de um Gráfico de Gantt:

• Linha do tempo (eixo X): Mostra o cronograma do projeto (dias, semanas, meses).
• Tarefas (eixo Y): Lista tarefas individuais com datas de início e término exibidas por barras horizontais.
• Dependências: Setas ou linhas ilustram quais tarefas dependem da conclusão de outras.
• Linha de data: Uma linha vertical destaca a data atual para referência.
• Barras: Representam tarefas, com comprimento refletindo a duração e sombreamento/cor indicando o progresso.
• Marcos: Formas de diamante marcam conquistas ou prazos importantes.
• Progresso: Mostra quanta de uma tarefa está concluída (porcentagem ou sombreamento).
• Recurso Atribuído: Esclarece quem é responsável por cada tarefa.

Como os gráficos de Gantt são usados

A utilização eficaz dos gráficos de Gantt envolve várias práticas importantes:

• Gerenciar Marcos: Marque os estágios principais com diamantes, monitore o progresso regularmente, confirme a viabilidade do prazo com antecedência.
• Dividir Projetos: Identifique etapas por marco, divida-as em tarefas gerenciáveis, analise recursos e prazos, refine tarefas conforme necessário.
• Visualizar Dependências: Use setas para mostrar como as tarefas dependem umas das outras (conclusão para início, início para início, etc.).
• Conclusão para Início (mais comum): A tarefa sucessora só pode começar quando a tarefa predecessora estiver concluída.
• Início para Início: Ambas as tarefas podem começar ao mesmo tempo.
• Início para Conclusão: A primeira tarefa deve ser iniciada antes da segunda terminar, mas a segunda não requer que a primeira esteja completamente concluída.
• Conclusão para Conclusão: Ambas as tarefas devem ser concluídas aproximadamente no mesmo tempo para o progresso.

Saiba mais:

• https://www.teamgantt.com/what-is-a-gantt-chart
• https://business.adobe.com/blog/basics/what-is-a-gantt-chart#what-is-a-gantt-chart

Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)

O que é uma Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)?

Uma estrutura de decomposição do trabalho (EDT) é uma ferramenta vital no gerenciamento de projetos. Ela divide projetos complexos em partes menores e mais gerenciáveis. Isso é feito de forma visual e hierárquica, focando nos entregáveis do projeto. Também ajuda no planejamento, agendamento e orçamento do projeto. Ao delinear claramente todo o trabalho que precisa ser feito, uma EDT ajuda a evitar problemas como prazos perdidos, escopo crescente e estouros de custo.

Imagine um projeto como um prédio. A EDT começaria com o prédio finalizado no topo. Abaixo disso, você teria as principais fases da construção, como fundação, estrutura e trabalho elétrico. Cada uma dessas fases seria então dividida em tarefas ainda menores. Dessa forma, você pode ver todas as etapas necessárias para concluir o projeto do início ao fim.

Uma estrutura de decomposição do trabalho (EDT) é construída com base em três componentes principais:

• Entregáveis: Estes são os produtos finais que o projeto visa alcançar. Inicialmente, eles são definidos em um nível alto. Posteriormente, serão divididos em partes menores que podem ser atribuídas a membros individuais da equipe.
• Componentes de Trabalho: Este nível agrupa tarefas semelhantes. Pense nisso como criar marcos ou fases para o projeto, mas não ir até o nível de tarefas individuais ainda. Ele ajuda a visualizar o fluxo geral do processo.
• Tarefas Individuais: Este é o nível mais detalhado, também conhecido como pacotes de trabalho. Cada pacote de trabalho deve estar vinculado a um entregável específico e ser gerenciável por um único membro da equipe.

Tipos de EDT

Existem duas abordagens principais para estruturar uma EDT, dependendo de como você deseja visualizar a sua divisão do projeto: baseado em entregáveis e baseado em fases.

EDT Baseado em Entregáveis

Esta abordagem prioriza o escopo do projeto. Ela começa identificando todos os principais entregáveis, que são os resultados tangíveis do projeto. Esses entregáveis são então divididos em componentes menores e eventualmente em pacotes de trabalho individuais que podem ser atribuídos aos membros da equipe.

EDT Baseado em Fases

Esta abordagem foca no cronograma do projeto. Ela começa com o entregável final no topo e depois divide o projeto em fases distintas, como planejamento, execução e conclusão. Cada fase então tem seus próprios entregáveis e pacotes de trabalho.

Uma estrutura de decomposição do trabalho (EDT) é um mapa para o seu projeto, dividindo-o em partes gerenciáveis. Aqui está como criar uma em seis etapas:

• Definir Metas e Escopo: Delineie as metas do seu projeto e o que será/não será incluído (documentado em uma carta do projeto).
• Dividir em Fases: Divida o projeto geral em etapas menores e gerenciáveis.
• Identificar Entregáveis: Liste todos os resultados do projeto e o que é necessário para completá-los.
• Configurar Níveis da EDT: Crie uma estrutura hierárquica dividindo o projeto em partes menores.
• Criar Pacotes de Trabalho: Divida os entregáveis em tarefas individuais agrupadas em unidades gerenciáveis.
• Atribuir Proprietários de Tarefas: Atribua tarefas específicas aos membros da equipe com os recursos necessários.

Saiba mais:

• https://business.adobe.com/blog/basics/work-breakdown-structure
• https://www.projectmanager.com/guides/work-breakdown-structure

Método do Caminho Crítico (CPM)

O Método do Caminho Crítico (CPM) Explicado Minuciosamente

O Método do Caminho Crítico (CPM) é uma ferramenta de gerenciamento de projetos usada para dissecar o cerne de um projeto, revelando as tarefas mais importantes para sua conclusão a tempo e dentro do orçamento. Ele vai além do simples agendamento de tarefas; ele ajuda você a entender a intrincada coreografia de atividades, suas durações e o efeito dominó que atrasos em certas tarefas podem ter no cronograma geral do projeto.

Quais projetos são adequados para o CPM?

• Tarefas bem definidas: Essas tarefas são como etapas em uma receita, com um início e um fim claros. Cada tarefa deve ser inequívoca para a conclusão bem-sucedida do projeto.
• Tarefas independentes (com uma sequência): Embora não ocorram simultaneamente, essas tarefas têm uma ordem específica de conclusão. Pense em construir uma casa – você não pode pintar antes de enquadrar, mas pode pedir janelas enquanto a fundação está sendo lançada (sequência flexível dentro de uma ordem geral).
• Tarefas com ordem tecnológica: A natureza dessas tarefas dita sua progressão lógica. Semelhante a construir uma casa precisando de uma fundação antes das paredes, alguns projetos (como desenvolvimento de software) exigem que a codificação seja concluída antes de testar a funcionalidade.

Como o CPM funciona?

Pense no CPM como um detetive de projetos, montando meticulosamente o quebra-cabeça de tarefas e suas dependências. Aqui está a divisão passo a passo:

1. Identifique todas as tarefas: Liste todas as atividades necessárias para o projeto.
2. Sequencie as tarefas: Determine a ordem em que as tarefas precisam ser concluídas, considerando as dependências (como construir uma casa – enquadramento antes de pintar).
3. Estime a duração das tarefas: Atribua um prazo realista para cada tarefa.
4. Crie um diagrama de rede: Represente visualmente as tarefas, sua ordem e dependências usando um diagrama semelhante a um fluxograma.
5. Identifique o caminho crítico: Este é o caminho mais longo de tarefas dependentes, representando o tempo mínimo de conclusão do projeto. Atrasos neste caminho atrasarão todo o projeto.
6. Calcule a folga: Este é o tempo de buffer para tarefas não críticas. Elas podem ser atrasadas sem afetar o cronograma geral (ao contrário das tarefas do caminho crítico com folga zero).
7. Monitore o caminho crítico: Mantenha um olho atento nas tarefas do caminho crítico, pois atrasos aqui impactam diretamente o cronograma do projeto. Atualize regularmente o diagrama de rede para refletir o progresso e identificar possíveis problemas.

Tempos de Início e Fim Mais cedo/Mais tarde (EI, UM, EF, UF):

Esses termos definem os horários mais cedo e mais tarde possíveis para iniciar ou terminar uma tarefa sem impactar o cronograma do projeto.

• EI: considera as dependências e dita o mais cedo que uma tarefa pode começar.
• UM: é o mais tarde que uma tarefa pode começar sem atrasar o prazo do projeto.
• EF: é o mais cedo que uma tarefa pode ser concluída com base em sua duração e EI.
• UF: é o mais tarde que uma tarefa pode ser concluída sem estender o prazo do projeto, considerando sua duração e UM.

CPM vs. PERT:

Tanto o CPM quanto o PERT são ferramentas de gerenciamento de projetos, mas com uma diferença chave:

• CPM: Foca em concluir o projeto a tempo e dentro do orçamento.
• PERT: Foca em planejamento de tempo e considera a possibilidade de as tarefas levarem mais tempo do que o esperado.

Embora diferentes, eles podem ser usados juntos. O PERT ajuda na entrega rápida do projeto, enquanto o CPM garante que ele permaneça dentro do orçamento e no prazo.

Saiba mais:

• https://www.wrike.com/blog/critical-path-is-easy-as-123/
• https://www.projectmanager.com/guides/critical-path-method
• https://hbr.org/1963/09/the-abcs-of-the-critical-path-method

Diagramas PERT: Seu Guia para Planejamento Realista de Projetos

Diagramas PERT, um elemento básico do gerenciamento de projetos desde a década de 1950, oferecem uma abordagem realista para planejamento e agendamento. Aqui está o que os torna valiosos:

Agendamento Realista: Os diagramas PERT consideram três períodos de tempo (otimista, mais provável, pessimista) para cada tarefa, fornecendo um cronograma de projeto mais preciso do que métodos com estimativas únicas.

Dependências Claras: As setas ilustram como as tarefas dependem umas das outras, impedindo que você inicie tarefas antes que seus pré-requisitos sejam concluídos.

Estimativa da Duração do Projeto: Uma fórmula PERT usa a duração das tarefas e as dependências para calcular o tempo esperado de conclusão do projeto, auxiliando na alocação de recursos e na definição de prazos.

Gerenciamento de Projetos Complexos: Os diagramas PERT se destacam no gerenciamento de projetos complexos com inúmeras tarefas e dependências. Ao visualizar o fluxo do projeto, eles ajudam a identificar possíveis obstáculos e permitem o planejamento proativo.

Criando um Diagrama PERT (4 etapas)

1. Divida o escopo do projeto: Identifique marcos, tarefas individuais e suas dependências.
2. Desenvolva o diagrama PERT: Sequencie as tarefas com base nas dependências e estime as durações otimista, mais provável e pessimista.
3. Estime a duração do projeto: Use a fórmula PERT para calcular a duração total do projeto.

PERT FORMULA CALULATOR

Identificando o Caminho Crítico e a Folga:

Encontre a sequência mais longa de tarefas dependentes (caminho crítico) e qualquer tempo de buffer em tarefas não críticas (folga).

O que é a Fórmula PERT?

A fórmula PERT leva as três estimativas de tempo (otimista, mais provável e pessimista) e as combina em uma única estimativa de tempo esperada para cada tarefa. Aqui está a fórmula:

Tempo Esperado = (Tempo Otimista + 4 * Tempo Mais Provável + Tempo Pessimista) / 6

Essa fórmula atribui mais peso à estimativa de tempo mais provável, refletindo uma expectativa mais realista de quanto tempo uma tarefa levará. Calculando o tempo esperado para cada tarefa e considerando suas dependências, você pode então determinar a duração total do projeto.

Lembre-se: os diagramas PERT são mais eficazes durante o planejamento do projeto e devem ser revisados e revisados à medida que o projeto avança. Isso garante que seus projetos permaneçam no cronograma e alcancem seus resultados desejados.

Saiba mais:

• https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-pert-in-project-management/
• PERT (Program Evaluation Review Technique) : https://www.projectmanager.com/guides/pert-chart