Defina o propósito, os objetivos e o público-alvo do seu evento:

• Articule claramente o propósito do seu evento. O que você está tentando alcançar? Quem é seu público-alvo?
• Estabeleça metas e objetivos específicos para orientar seu processo de planejamento.

Defina um orçamento realista:

• Determine os recursos financeiros disponíveis para o seu evento.
• Aloque fundos para diferentes aspectos, como local, marketing, alimentação e entretenimento.

Escolha a data e o local ideais:

• Considere fatores como estação, disponibilidade e conveniência para os participantes.
• Selecione um local adequado que acomoda o tamanho esperado do seu público e se alinha com o tema do seu evento.

Desenvolva uma estratégia de marketing abrangente:

• Promova seu evento por meio de diversos canais: redes sociais, campanhas de e-mail, panfletos e parcerias.
• Crie conteúdo envolvente para atrair participantes e gerar entusiasmo.

Reúna sua equipe de eventos:

• Identifique funções-chave, como coordenador de eventos, gerente de marketing, coordenador de logística, etc.
• Delegue responsabilidades e garanta uma comunicação eficaz dentro da equipe.

O planejamento de eventos é o processo de organizar e gerenciar uma variedade de eventos, desde algo tão pequeno quanto uma reunião até algo tão grande quanto uma convenção e tudo mais. Ao planejar um evento, consideraremos todos os aspectos desse evento, seja uma festa de aniversário ou um evento de networking.

Será necessário estimar orçamentos, criar cronogramas para agendar o evento, reservar o local e quaisquer painéis ou palestrantes envolvidos, obter as permissões necessárias, comida, transporte e muito mais. Se o evento tiver um tema, é necessário desenvolvê-lo também. Além disso, supervisionaremos a obtenção dos recursos necessários para tornar o evento um sucesso.

Um plano de evento define como um evento será executado. Ele aborda todos os componentes de um evento, como as datas de início e término, orçamento, local, marketing, participantes e muito mais. O escopo e a complexidade do plano de evento variam dependendo do tamanho do evento, mas os desafios fundamentais permanecem os mesmos.

Organizar todas essas partes distintas, especialmente para eventos maiores, requer um poderoso modelo de gerenciamento de projetos. O Project Manager é um modelo premiado de gerenciamento de projetos que permite planejar, gerenciar e acompanhar o evento para garantir seu sucesso.

Abaixo, os gráficos de Gantt ajudam você a listar todas as suas tarefas e os recursos e custos associados, atribuí-los à sua equipe e definir marcos para acompanhar seu progresso. Todo o plano é visível em um cronograma do projeto e pode ser salvo definindo uma linha de base. Isso permite acompanhar o progresso planejado em relação ao progresso real para garantir que esteja no prazo.

Por exemplo, em grandes eventos como conferências:

Uma conferência é um tipo comum de evento grande, então, para nossos propósitos de gerenciamento de eventos, vamos falar sobre uma conferência TEDx na qual estivemos envolvidos para ilustrar como planejar um evento. Este exemplo é um bom cenário para explicar a estrutura e os desafios do planejamento de um grande evento, juntamente com os benefícios do planejamento de um evento com gerenciamento de projetos.

Vamos dividir os outros componentes da configuração de um evento. Eles são resumidos abaixo:

• Cronograma do evento: Primeiro, estabeleça um cronograma para o evento. Este cronograma deve incluir planejamento pré-evento, execução do evento e atividades pós-evento.
• Orçamento: Estime os custos do evento e crie um orçamento. O orçamento influenciará muitas decisões de gerenciamento de eventos, como local, métodos de marketing e publicidade, etc.
• Local: O evento deve ocorrer em algum lugar, e isso envolve logística, comida e bebidas, bem como decoração.
• Marketing: Depois de selecionar um local, é necessário começar a atrair pessoas para ele por meio de um programa de marketing que pode incluir um site, campanha social, e-mail e trabalho impresso.
• Publicidade: Andando de mãos dadas com o marketing está a publicidade. Isso pode incluir anúncios de rádio, televisão, jornal e revista.
• Voluntários: Um grande evento precisa de uma grande equipe de pessoas para colocá-lo de pé e fazer com que funcione perfeitamente. Isso significa voluntários, o que significa escrever contratos, definir seus papéis, configurar reuniões e determinar horários.
• Palestrantes: É necessário ter um palestrante principal ou um grupo de palestrantes para atrair uma audiência. Isso envolve contratos, curadores para selecionar o talento, um programa, biografias e ensaios.
• Patrocinadores: Tudo isso custa dinheiro, e o orçamento de um grande evento é fornecido por seus patrocinadores. Isso novamente envolve contratos, marketing e logística.
• Produção: A produção envolve criar contratos como trabalhar na criação de uma gravação audiovisual dos procedimentos, bem como uma transmissão de som e vídeo durante o evento.
• Palco: O evento acontece em um local específico e nesse local há um palco no qual o evento propriamente dito será apresentado. Isso geralmente incorpora um projetor, tela, microfones, conexão à internet, baterias, cabos e muito mais.

Participantes: As pessoas que participam do evento são importantes. É necessário haver comunicações para informá-los sobre informações do evento, processos de pagamento para coletar taxas, e-mails para manter contato, direções, crachás e pontos de acesso.

As etapas do planejamento de eventos o guiarão para o sucesso. Aqui continuaremos com nosso exemplo de conferência.

• Passo 1. Determine os objetivos do evento.
• Passo 2. Reúna a equipe.
• Passo 3. Estabeleça um orçamento para o evento.
• Passo 4. Escolha uma data e um local.
• Passo 5. Selecione os palestrantes.
• Passo 6. Marketing e publicidade do evento.
• Passo 7. Execute o evento.

Quando dividimos o escopo do plano de evento em etapas gerenciáveis, o processo parece muito menos assustador. No entanto, há algumas coisas a mais a ter em mente ao fazer o plano do evento.

Papéis de Planejamento de Eventos

Como podemos esperar, há muitos papéis diferentes que trabalham juntos para dar vida a um evento. É fácil se confundir. Existe um gerente de eventos ou um planejador de eventos? Há alguma diferença entre os dois? Vamos analisar alguns dos papéis mais comuns de planejamento de eventos e defini-los.

Gerente de Eventos

O gerente de eventos é frequentemente confundido com o planejador de eventos, mas eles são dois papéis distintos. Mais simplesmente, o gerente de eventos é responsável pelas atividades de gerenciamento de eventos, que envolvem coordenar e implementar o evento. Eles cuidam da configuração do evento, incluindo seu design, e garantem que a visão do planejador de eventos seja realizada.

Planejador de Eventos

Um planejador de eventos organiza, coordena e executa o evento. Eles são responsáveis por criar a ideia, supervisionar a configuração e desmontagem do evento. Eles selecionarão o local, criarão o orçamento e garantirão que tudo seja cuidado. O que os diferencia é que eles projetam a estratégia para o evento até o menor detalhe.

Produtor de Eventos

O produtor de eventos desenvolve o plano estratégico do planejador de eventos. Eles são aqueles que pegam a ideia e a transformam em um evento vivo. Eles ficarão encarregados dos aspectos técnicos do evento, como áudio/visual, design de palco, etc. Eles trabalham com o planejador de eventos para agendar o evento, mas o produtor de eventos usa suas habilidades e experiência em produzir eventos para entregar o evento que impressionará tanto os participantes quanto o cliente.

Sempre haverá variáveis fora de controle que afetarão o processo de planejamento do evento, como clima, atrasos na entrega, dificuldades técnicas e outras possíveis confusões. Muitos dizem que não é possível alterar a data do evento, por isso é necessário estar o mais preparado possível para quaisquer riscos ou problemas que possam surgir no dia do evento.

Faça uma revisão pós-evento

Uma revisão pós-evento ou pós-mortem, como são frequentemente chamadas, é muito valiosa. Ao olhar para trás o evento passado e ver o que funcionou e o que não funcionou, pode-se planejar melhor o próximo evento. Sempre há lições a serem aprendidas e aplicá-las ao próximo projeto evitará erros anteriores e aumentará as chances de um resultado melhor.

Modelos de Planejamento de Eventos

Ter um modelo de planejamento de eventos é uma ótima maneira de garantir que não estamos perdendo nenhuma peça importante do evento maior. Isso ajudará a organizar tarefas e recursos, custos e muito mais.

Um evento é um projeto. Você deve planejar, executar e fechar dentro de um prazo específico e com um orçamento limitado. Para ter um evento de sucesso, é necessário criar um plano de evento para coordenar todos os elementos de forma que eles se encaixem corretamente.

Um bom lugar para começar é com um modelo de plano de evento no Excel para dividir o evento em fases e até mesmo servir como uma lista de verificação para garantir que seu evento ocorra sem problemas.

O Project Manager pode ajudar a gerenciar eventos em diferentes visualizações e listas de tarefas, calendário e planilha, etc. Além disso, permite convidar e criar equipes e colaborar em tempo real, para que o evento ocorra sem problemas.

O que é um Plano de Evento?

Um plano de evento descreve todas as etapas necessárias para atingir as metas e objetivos do evento que está sendo produzido. Nesse sentido, funciona de forma muito semelhante a um plano de projeto.

O plano de evento coleta todas as tarefas necessárias para construir o evento do início ao fim. Há recursos a identificar e gerenciar, um local a escolher e alugar, além de muito mais. O plano de evento é o primeiro lugar em que todos esses elementos são delineados.

A estrutura de um plano de evento pode variar. Pode parecer uma lista de tarefas, embora com um pouco mais de detalhes. Também pode ser projetado como uma linha do tempo para mostrar todas as tarefas dispostas cronologicamente. Qualquer uma das duas formas é válida. Um formato semelhante a uma lista de verificação dá espaço para adicionar estimativas de tempo, quem é responsável por quê e muito mais, enquanto uma linha do tempo mostra todo o projeto de uma vez.

Por que é necessário um modelo de plano de evento?

Um modelo de plano de evento funciona como um repositório para todas as tarefas que devem ser feitas para ter um evento bem-sucedido. Sem um documento compartilhado que identifique o que deve ser feito, não há como agendá-lo. Sem colocar o evento em um prazo viável, as chances de perder prazos aumentam exponencialmente.

O modelo de plano de evento serve como uma ferramenta organizacional. Eventos são complicados, seja uma pequena festa ou uma conferência empresarial. Um modelo de plano de evento organiza os promotores e isso economiza tempo. Além do dinheiro, o tempo é provavelmente a maior restrição.

Finalmente, usar um modelo de plano de evento permitirá que você preste atenção aos detalhes mais finos, o que pode fazer ou quebrar um evento. Se o evento não for promovido, ninguém pode aparecer. Se o menu não oferecer opções, as pessoas podem ficar chateadas. Esqueça de incluir segurança, guarda-volumes ou manobrista para pessoas que chegam de carro, e há a chance de ter um pesadelo. O modelo de plano de evento garante que todas as bases sejam cobertas.

Um modelo cobrirá as bases, mas o gerenciamento de projetos dará as ferramentas para planejar e executar o evento. O Project Manager organiza todas as etapas que levam ao evento e ajuda a garantir que elas se reúnam sem problemas. Acompanhe despesas e progresso com dados em tempo real para garantir que você permaneça no cronograma.

Quando usar um modelo de plano de evento?

Se você está sendo encarregado de produzir um evento. É hora de tirar esse modelo de planejamento de evento. Se houver necessidade de apresentar o plano às partes interessadas e o evento envolverá vários departamentos da organização, então o modelo de plano de evento é o primeiro passo.

Em seguida, descubra quais são os objetivos do evento. Idealmente, esse processo deve começar de quatro a seis meses antes da data do evento. Eventos menores provavelmente podem ter um prazo de cerca de um mês. É importante ter todos os seus contratos finalizados pelo menos algumas semanas antes do evento.

Como usar o modelo de plano de evento do Project Manager no Excel?

O modelo gratuito de plano de evento do Project Manager no Excel está configurado para começar a planejar seu próximo evento rapidamente.

O modelo é dividido em quatro fases básicas de qualquer evento:

Fase de Planejamento

O início de qualquer plano de evento começa com um plano. Esses primeiros passos são listados aqui, como definir as metas e objetivos do evento, o que lança as bases sobre as quais qualquer evento bem-sucedido é construído. Outras tarefas incluem construir relacionamentos de patrocínio, começar a montar uma lista de convidados, determinar o local, contratar fornecedores, palestrantes e bufês, etc.

Fase de Promoção

Qualquer evento de sucesso começa com promoção. Seja uma festa de aniversário ou uma convenção, é crucial atrair as pessoas interessadas a participar. Isso pode ser tão simples quanto projetar panfletos e convites para trabalhar com marketing em relações públicas para o evento. Neste ponto do processo de planejamento do evento, compartilhe o plano com todos envolvidos na realização do evento para que todos estejam na mesma página.

Fase de Execução

Agora é hora da festa! O dia ou os dias do evento são muitas vezes os mais estressantes, razão pela qual um plano é tão importante. Ele fornece um mapa para guiá-lo sobre o que deve ser feito. Tais itens incluiriam a coordenação com os serviços contratados para o evento, como catering. Antes do início do evento, é necessário montar um estande de registro, uma sala verde para qualquer palestrante, lidar com segurança, Wi-Fi e muito mais.

Fase de Encerramento

Quando o evento terminar, e esperamos que seja bem-sucedido, o trabalho ainda não acabou. É necessário garantir que os trabalhadores sejam pagos e que todos os contratos sejam assinados e fechados. Provavelmente haverá uma limpeza do local para garantir que o depósito de segurança seja devolvido. Se for uma função empresarial, acompanhar os participantes é útil e dará muito para refletir ao fazer uma análise pós-mortem para discutir o que funcionou e o que não funcionou para garantir que o próximo evento seja ainda melhor.

Como usar um modelo de plano de evento com o Project Manager

Adicionar um modelo de plano de evento ao nosso modelo Project Manager dará ferramentas para gerenciar o evento e garantir que tudo ocorra de acordo com o plano. O Project Manager é uma ferramenta premiada que organiza tarefas, projetos e equipes para ajudar o trabalho a ser mais eficiente.

Planeje em uma linha do tempo

Isso pode ajudar a agendar melhor todas as tarefas, vinculando qualquer uma que dependa de outras para iniciar ou terminar antes que elas possam iniciar ou terminar, o que evita gargalos posteriormente. Em seguida, divida o projeto em marcos para representar as fases do plano.

Acompanhe o progresso em painéis

Ao relatar progresso às partes interessadas, é necessário mostrar uma visão de alto nível com nosso painel em tempo real, que é atualizado à medida que as equipes enviam seu status, calcula e exibe métricas como custo e tempo para garantir que os prazos sejam cumpridos.

Quais outros modelos podem ajudar no planejamento de eventos?

Ao planejar um evento, use toda a ajuda que puder obter. Se planejar um evento é apenas planejar um projeto, então confira esses outros modelos de gerenciamento de projetos.

Modelo de Orçamento de Projeto

Todo evento tem um orçamento. Todo projeto de sucesso permanece dentro dos parâmetros desse orçamento. Para criar um orçamento que atenda às expectativas das partes interessadas sem quebrar a banca, use o modelo de orçamento de projeto.

Modelo de Cronograma de Projeto

O modelo de plano de evento é apresentado como uma super lista de verificação, mas se você estiver mais confortável trabalhando com um plano de evento em um formato de linha do tempo, então o modelo de linha do tempo do projeto é um bom lugar para começar.

Use ferramentas de planejamento de eventos

Um modelo é bom, mas limitado. É necessário atualizar manualmente tudo e não é muito colaborativo. Ferramentas de planejamento de eventos, como gráficos de Gantt, quadros kanban, listas de tarefas e calendários, ajudam a planejar e implementar o plano do evento. Eles também permitem que você acompanhe o trabalho para garantir que ele esteja seguindo o plano, o que leva a um evento mais bem-sucedido.

Prepare um Plano B

Tão importante quanto o plano é, pode haver problemas com ele. Pode haver atos bons, como o clima, que impactam negativamente o evento. Seja qual for a causa, é necessário um backup. É por isso que desenvolver um plano B é tão crítico para o sucesso do evento. Pode ser que.

O objetivo de uma proposta de evento é conquistar o trabalho. A melhor maneira de alcançar isso é usando um modelo de proposta de evento. Isso ajuda a garantir que você tenha tudo o que precisa para convencer seu cliente em potencial de que sua organização é a mais adequada para executar um evento de sucesso.

Modelo de Proposta de Evento

Um modelo de proposta de evento é o que os planejadores de eventos usam quando estão concorrendo a um emprego. É comum criar uma proposta de evento em resposta a um pedido de proposta (RFP). É um documento detalhado que analisa o evento futuro e define vários aspectos, como metas e objetivos, cronograma e muito mais. O modelo de proposta de evento precisa ser abrangente para ganhar a licitação. É uma das primeiras etapas do planejamento de eventos.

O modelo de proposta de evento é usado para mostrar ao seu cliente em potencial que você pensou no evento e mapeou os detalhes que levarão ao seu sucesso. Também funciona como um currículo, pois você terá oportunidades de ilustrar suas habilidades, experiência e mostrar exemplos de eventos anteriores que você planejou.

A eficácia de uma proposta de evento depende de ela ser completa, mas também clara e concisa. Embora abrangente, você não quer perder tempo com preâmbulos ou superlativos. Basta ir direto ao assunto, como um discurso de elevador, que é usado para captar a atenção de suas partes interessadas ou clientes, mantê-los engajados e finalmente conquistá-los.

Se sua proposta de evento for bem-sucedida, você terá que transformá-la em um plano de evento. O gerenciamento de projetos ajuda a transformar sua linha do tempo em um cronograma de trabalho.

Quando usar este modelo de proposta de evento

Como observado, o momento de usar um modelo de proposta de evento é em resposta a um RFP de clientes potenciais que estão procurando alguém para produzir seu evento. É a primeira parte do planejamento do evento e dá a você uma vantagem se o cliente aceitar sua proposta.

Usar o modelo de proposta de evento é uma ferramenta valiosa na medida em que tudo está organizado e pode ser simplesmente preenchido nos espaços em branco. Também cria consistência em suas propostas. Como grande parte de uma proposta de evento é provar que você já fez o trabalho, é fácil arquivar e recuperar propostas anteriores anexadas a eventos concluídos.

Como usar este modelo de proposta de evento para Word

Uma vez que você tenha o modelo de proposta de evento, encontrará um documento. Você pode adicionar sua marca e informações de contato da empresa e adicionar mais campos.

No topo do modelo de proposta de evento, há uma seção na qual você pode identificar o nome do evento, a data em que ele começa, sua duração e o número de participantes que você está esperando. Abaixo dessa introdução está a parte principal da proposta, que é composta por essas seções.

Propósito

Se a proposta de evento é um discurso de elevador, embora seja uma versão longa, a primeira seção está colocando esse discurso em contexto. Pense nisso como a declaração de missão ou visão, pois ela fornece um norte para o leitor seguir enquanto trabalha no resto da proposta de evento. Pode não parecer tão consequente quanto o resto da proposta de evento, mas é aqui que você pode convencer o cliente de que entende o que ele quer e sabe como entregá-lo.

Metas e Objetivos

Você vai querer seguir essa abertura com uma descrição detalhada dos objetivos do evento. Isso reforça ainda mais ao cliente que você entende completamente o que eles querem alcançar com o evento. Isso significa compreender totalmente o cliente, sua visão de sucesso, os resultados mensuráveis que eles esperam alcançar, as necessidades comerciais que o evento está atendendo e como você fornecerá um retorno sobre seu investimento.

Público-Alvo

O público-alvo são os participantes ideais que o cliente deseja ver em seu evento, portanto, você precisa conhecer o público-alvo de dentro para fora. Você deve ser um especialista no público do cliente, entendendo suas principais características, quais expectativas eles têm e o valor para eles em participar do evento. Mais do que isso, você deve saber como atraí-los e retê-los. Isso envolve conhecer seu cliente, fazer pesquisa demográfica e muito mais.

Partes Interessadas do Evento

Para conquistar seu cliente ou partes interessadas no evento, você deve entendê-los. Você precisa saber o que eles querem e explicar por que você é a equipe que pode dar isso a eles. É aqui que você contará a eles sobre suas habilidades e experiência. Se você já produziu eventos semelhantes no passado, destaque esses para mostrar sua experiência. Você quer impressioná-los e deixar o cliente saber que você é o ajuste perfeito para o trabalho.

Cronograma do Evento

Permite ter um cronograma para o evento, seja ele de um dia ou de vários dias de duração. Provavelmente haverá palestrantes, discussões em painel, festas de networking, etc. Todos esses devem ser agendados para que o evento ocorra sem problemas. Portanto, pense em cada detalhe e como orquestrá-lo para que o cliente possa ver que você entende a importância do planejamento.

Marketing e Promoção do Evento

Neste ponto, você deseja mostrar como será capaz de comercializar e promover o evento para que o público-alvo descubra sobre ele e se sinta compelido a participar. Não só você deve ter um plano de marketing, mas também amostras de promoções anteriores que entregaram resultados, seja em termos de tráfego da web, taxas de cliques de e-mail, cobertura na imprensa, retorno do investimento em anúncios, o custo para aquisição de participantes, bem como valor vitalício e retenção desses participantes.

Proposta de Valor

Não só você deve comercializar para os participantes, mas imagine o evento do ponto de vista deles. O evento deve ser projetado com eles em mente, falando ao que eles querem e atendendo aos seus interesses e necessidades. Ter uma proposta de valor clara é como você entrega um evento de sucesso para seu cliente. Você não pode desconsiderar os objetivos do cliente, é claro, mas entender os perfis dos participantes, incluindo suas expectativas e motivações.

KPIs

É necessário ter KPIs para medir o sucesso do evento. O cliente precisará ver os números. Liste os KPIs que você pode acompanhar para mostrar o sucesso do evento. Alguns desses KPIs podem ser as vendas de ingressos até o evento, o número de participantes no dia do registro, quantos leads de vendas foram gerados, se eles até ganharam dinheiro, etc.

Estimativa de Custos

Naturalmente, tudo isso custa dinheiro e requer um orçamento de evento. Quanto mais precisamente você puder prever os custos, melhor para todos. Você não quer subestimar e pagar pelas despesas extras, nem quer superestimar e se colocar fora da disputa. Mapeie seus itens individuais, como local, comida e bebida, marketing, etc. Entre em detalhes para cada uma dessas categorias e tente fechar fornecedores se possível ou pelo menos obter orçamentos.

Por que você deve usar um modelo de proposta de evento para Word?

Um modelo de proposta de evento é uma ótima ferramenta para ajudá-lo a começar o trabalho real de construir uma proposta persuasiva para um cliente.

Benefícios de usar um modelo de proposta de evento para Word

Ter um modelo de proposta de evento completo torna o planejamento do evento, se você conseguir, muito mais fácil. Ele também define limites para que o cliente saiba exatamente o que você fará e o que não fará, o que pode ajudar a evitar mal-entendidos posteriormente. O modelo é fácil de compartilhar e é organizado para comunicar sua proposta de forma simples e facilmente digerível.

Desvantagens de usar um modelo de proposta de evento para Word

Isso não significa que um modelo seja perfeito. Leva tempo para preencher. Pior, depois de todo esse trabalho, sua proposta está isolada em um modelo. Se você ganhar a licitação, terá que inserir essas informações em uma ferramenta de planejamento. Além disso, eles não são feitos para colaboração, o que é essencial ao planejar e executar o evento. O Microsoft Word é processamento e não foi destinado a fazer propostas. Além disso, você não quer gerenciar um evento no Word. Por exemplo, se alguém atualizar o modelo de proposta de evento, é melhor não ter várias cópias flutuando por aí ou você nunca saberá onde encontrar a versão mais atual. O que você deseja é uma ferramenta mais colaborativa, dinâmica e em tempo real que possa conectar todos, de sua equipe ao cliente.

Qualquer evento requer um esforço conjunto da equipe para lidar com todos os detalhes! Uma equipe de membros dedicados da equipe pode executar as listas de tarefas, e seu conselho de administração pode usar suas redes e conhecimento para ajudar com o quadro geral.

Alguns papéis de planejamento de eventos a serem delegados incluem:

• Equipe de planejamento de eventos (gerente de eventos, membros do conselho, comitês, etc.)
• Coordenador de voluntários
• Estratégia de publicidade e comunicações
• Especialista em gestão de locais
• Coordenador de fornecedores
• Parceiro e ligação de patrocinadores
• Captação de recursos e gestão de doadores
• Especialistas em marketing e branding

Atribuir funções individuais aos membros da equipe cria um sistema de responsabilidade e evita que tarefas caiam no esquecimento.

Além disso, permitirá que você delegue — mas não se esqueça de levar em conta as reuniões do comitê no tempo de planejamento do seu evento!

Voluntários rockstar são fundamentais para planejar um evento de sucesso. Mas antes de começar a trabalhar com eles, certifique-se de entender quais são seus papéis e como você pode começar a recrutá-los.

1. Defina os papéis dos voluntários. Certifique-se de entender quais tipos de voluntários você precisará e quem os liderará. Você pode precisar de voluntários para partes do seu evento, como:

• Configuração e desmontagem do evento
• Gênios da tecnologia para executar um evento virtual
• Porteiros e guarda-volumes
• Estacionamento
• Refrescos
• Registro

1. Planeje o recrutamento. Um ótimo lugar para começar é compartilhar as oportunidades de voluntariado com seus contatos existentes. Em seguida, identifique os melhores canais para publicar sua postagem de voluntário, como sites de voluntariado e mídia social.

2. Identifique líderes voluntários. Depois de ter voluntários, quem é responsável por treiná-los? E como você gerenciará esse treinamento? Selecione liderança voluntária e forneça orientação escrita ou workshops presenciais (potencialmente virtuais!). Para acertar em cheio, você pode até fornecer os dois.

Para garantir que você tenha os voluntários de que precisa, inclua o recrutamento de voluntários no início do seu plano de gerenciamento de eventos.

Um tema oportuno e atraente pode ser exatamente o que o diferencia de outros eventos!

Escolha um tema dinâmico e aplique-o a todos os elementos do seu evento, incluindo seu nome. Destaque os elementos que o tornam especial, especialmente em mídias online, pois isso pode ser o que atrai as pessoas a participar.

Algumas etapas de branding para planejamento de eventos:

• Brainstorm nomes. Quando estiver fazendo brainstorming do nome do evento, pergunte a si mesmo:
• Como seu evento é diferente de outros eventos em seu setor?
• O que você espera transmitir por meio deste evento?
• Quais são os principais componentes do seu evento?
• Crie um slogan. Depois de criar um nome, crie um slogan curto e memorável que descreva o evento.
• Crie um logotipo. Se você está planejando um evento importante ou uma série de eventos recorrentes, certifique-se de ter criado um logotipo. Um logotipo pode ser uma ferramenta de branding eficaz que oferece reconhecimento imediato do seu evento em todos os seus itens de publicidade e promoção (como camisetas, garrafas de água, bolsas e muito mais). Também deve ser coeso com o logotipo maior de sua organização!
• Crie sua identidade visual. Crie uma identidade visual coesa para seu evento para reunir tudo. Escolha uma fonte distinta, cor(es), voz e tom, história, gráficos e elementos temáticos.

Uma vez que você tenha seu nome, slogan e logotipo, use-o em todo o seu material de marketing para que as pessoas que não estão familiarizadas com sua organização comecem a reconhecer sua marca — e lembre-se de que o evento está acontecendo!

Líderes do setor, especialistas em assuntos ou influenciadores locais são todos exemplos de excelentes palestrantes ou convidados especiais para ter em seu evento. O palestrante certo pode fazer toda a diferença no aumento das inscrições!

Aqui estão algumas dicas sobre como coordenar um evento com palestrantes e convidados especiais notáveis:

1. Use as redes sociais. Use sua rede LinkedIn para encontrar palestrantes ou convidados potenciais que tenham interesses ou experiência alinhados com sua organização. Você também pode navegar por hashtags relacionadas à missão de sua organização para encontrar pessoas que seriam uma ótima opção.

2. Navegue em sites de palestrantes profissionais. Sites como a National Speakers Association e o Speak Hub são ótimos recursos para encontrar um ótimo palestrante. O diretório é organizado por tópico e lista um histórico de seus eventos anteriores.

3. Entre em contato com sua rede existente. Pergunte às pessoas de sua organização – ou seu conselho! – por recomendações. Veja se eles podem consultar suas redes sociais também e, em seguida, comparar listas para contatos potenciais.

4. Entre em contato com sua Câmara de Comércio local. Se você é uma câmara de comércio, consulte a dica acima. No entanto, se sua organização não for, uma câmara de comércio pode ser um ótimo recurso para encontrar empresas com ideias semelhantes que possam ter tido sucesso com um palestrante em um evento passado.

5. Pergunte aos seus membros. Eventos são ótimas maneiras de expandir sua base de membros, então quem melhor para perguntar sobre o que mais ressonaria com seus participantes do que seus membros? Entre em contato e peça a eles sugestões de quem eles gostariam de ver em seu evento com uma pesquisa de membros.

6. Revise os resultados da pesquisa pós-evento. As perguntas da pesquisa do evento que você fez no passado estão cheias de informações úteis. Revise os resultados da pesquisa e use essas informações para encontrar um palestrante que seus participantes estejam interessados.

7. Revise eventos que você participou no passado. Lembra-se de um ótimo palestrante de um gala passado que você estava? Entre em contato com eles e veja se eles estariam interessados em tornar seu evento especial.

8. Consulte publicações do setor. Seja em versão impressa ou online, procure pessoas notáveis que escreveram sobre tópicos de interesse para sua organização e que poderiam fazer parte de seu evento. Dependendo de quem eles são, eles podem ser palestrantes ou convidados especiais excelentes em seu evento.

Identificar e Estabelecer Parcerias e Patrocinadores

Parcerias e patrocinadores podem ajudar a reduzir seus custos e aumentar a participação potencial. Quando você envolve outras pessoas ou grupos em seu evento, eles têm interesse em ajudar a espalhar a palavra e tornar o evento um sucesso – quanto mais, melhor, certo?  

Quando você configura um evento com colaboradores de negócios, considere:

• Procurando patrocinadores corporativos para financiar uma parte do evento. Isso pode incluir organizações nacionais que desejam patrocinar um jantar, oferecer um prêmio de participação ou um item principal de leilão silencioso, ou empresas locais que podem fornecer bens ou serviços, como flores para as mesas, itens de sacola de presentes, etc.
• Associando-se a organizações comunitárias que podem oferecer um local e/ou assistência com a organização ou pessoal de um evento.
• Se você está procurando empresas para patrocinar seu evento, lembre-se de que elas terão mais probabilidade de fazê-lo se puderem ver o benefício claro para elas.

Se você teve patrocinadores no passado que estão dispostos a falar em seu nome, tanto melhor – mas se não, esteja preparado para criar um caso convincente em sua carta de patrocínio para apoio quando você entrar em contato inicialmente.

Promova seu evento com um plano de marketing forte

Mesmo com o mais incrível palestrante ou programação de entretenimento, você precisa de um plano promocional para atrair as pessoas.

Certifique-se de que as três principais funções da promoção de eventos estão cobertas em seu plano mestre de eventos:

• Marketing

Este é o lado analítico de seu plano promocional e deve ser impulsionado por objetivos-chave e KPIs para marcar sucesso! Qualquer coisa dentro de seu marketing deve ser informada pelos desejos e necessidades de seus participantes, além da meta de seu evento. Isso pode incluir uma página de destino de marketing, campanhas de mídia social ou campanhas de e-mail.

• Publicidade

Use informações sobre seu público para descobrir em quais canais se concentrar para anunciar seu evento, como:

• Sites de listagem de eventos
• Mídia social
• Ao redor de sua comunidade
• Em parcerias
• Na imprensa

Uma vez que você tenha seus canais configurados, você pode distribuir e disseminar informações para entusiasmar as pessoas e interessá-las em participar no dia!

• Relações com a mídia e publicidade

Estações de notícias, rádio e mídia impressa são excelentes maneiras de despertar interesse quando você está executando um evento. Entre em contato com os meios de comunicação e apresente uma ideia para uma história atraente, como uma matéria sobre um palestrante notável ou sobre a causa de seu evento.

Alguns componentes que você pode incluir em seu plano promocional incluem:

• Anúncio na página da web
• Mídia social
• Explosões de e-mail
• Materiais impressos
• Conexões de imprensa e mídia

Finalmente, nenhum plano promocional está completo sem os agradecimentos pós-evento, agradecimentos aos patrocinadores e artigos sobre a arrecadação de fundos bem-sucedida do evento!

Determine os processos do dia

A última coisa que você precisa reunir é uma agenda para o dia inteiro do seu evento. Esta agenda de evento ou conferência deve percorrer todo o dia, da configuração à limpeza. Inclua todos os detalhes, não importa quão pequenos, e você terá tudo sob controle!

Aqui está um exemplo rápido de como algo assim pode parecer:

5:00: Deixe os itens do leilão silencioso no local.

6:15: Configuração de AV

7:00: Tenha uma reunião rápida de coordenação de voluntários (voluntários)

7:30: Os participantes começam a chegar.

8:00: Hors d’oeuvres servidos.

8:30: O palestrante 1 sobe no palco.

8:45: Intervalo.

9:00: O palestrante 2 sobe no palco.

10:00: Prêmios apresentados.

10:30: Socialização, encerramento da licitação silenciosa.

11:00: Comece a limpar as mesas.

11:30: Fechamento do bar.

12:00: O evento termina; todos os convidados devem sair.

Identificar quem precisa fazer o quê – e quando – também pode garantir que haja uma responsabilidade clara até o evento. Detalhes são fundamentais quando se trata de determinar como planejar um evento que seja incrível!

Coisas a ter em mente no dia do seu evento

Nos dias anteriores a um grande dia de sucesso, você precisará marcar alguns itens cruciais de última hora.

Aqui está uma lista do que preparar 48 horas antes, enquanto coordena como planejar um evento:

• Envie um e-mail de lembrete aos participantes
• Entre em contato com seus participantes da mídia
• Verifique a configuração do seu local e faça uma visita guiada
• Configure uma sala ou espaço que servirá como seu centro de comando
• Verifique a previsão do tempo e prepare-se de acordo
• Mantenha contato com sua equipe para garantir que todos estejam na mesma página
• Verifique com fornecedores e entregas
• Confirme palestrantes e convidados especiais
• Verifique duas vezes sua lista de verificação de eventos
• Carregue e verifique todo o equipamento tecnológico
• Prepare um kit de suprimentos para o dia (canetas extras, marcadores, papel, unidades flash, carregadores, extensões, etc.)
• Prepare um kit de material colateral de emergência que contenha documentos de relações públicas, itinerários, etc.
• Embale uma roupa extra (caso algo aconteça com a que você está usando!)
• Reserve um tempo para se centrar e relaxar

Esse último ponto é fundamental. Você fez todo o trabalho duro para criar um plano de evento robusto, então a última parte é descansar e lembrar que você está preparado para o que vem a seguir!

A realização de um evento virá com estressores, mas também deve ser divertido. Encontre tempo para relaxar e se divertir quando puder.

Como Planejar um Evento Até o Final: Revisão Pós-Evento

Parabéns! Você sobreviveu ao planejamento e execução de um evento!

Mas espere – ainda não acabou.

Depois de desabar no sofá para uma merecida soneca, reagrupe-se para avaliar seu evento, ver o que correu bem e o que você pode fazer melhor da próxima vez.

Verifique essas métricas de sucesso e KPIs. Você atingiu seus objetivos? Superou-os? Encontrou sucesso em lugares inesperados?

Avalie como o seu evento foi recebido por:

• Enviando uma pesquisa pós-evento
• Reunindo dados dos seus números de registro
• Revisando o engajamento nas redes sociais
• Rastreando doações arrecadadas ou dinheiro ganho
• Aceitando feedback do patrocinador
• Revisão de como sua equipe está se sentindo (evitar o burnout é um GRANDE sucesso!)

Depois de receber sua pesquisa com os participantes e conversar com sua equipe, algumas perguntas para se fazer são:

• Como nos saímos em relação à previsão? Isso pode ser a previsão do número de participantes, seu orçamento ou qualquer outra previsão que você fez sobre o evento. Se você atingiu a meta, ótimo! Mas se não, revise o que você poderia fazer melhor para a próxima vez.
• Como foi o feedback dos participantes? Alguns comentários isolados podem ser descartados, mas se houver alguns pontos que aparecem várias vezes, sejam positivos ou negativos, vale a pena levá-los em consideração.
• Como nossa equipe se saiu? Você pode usar seu evento como um ótimo gerador de feedback para todos os que o ajudaram – além de destacar voluntários para tarefas específicas no futuro.

Como se saiu nosso marketing? Quais atividades proporcionaram o maior ROI? Seja criando um evento no Facebook ou conversando com a imprensa local, determinar qual teve o melhor desempenho ajudará você a decidir qual caminho seguir na próxima vez.

Recursos específicos para obter informações sobre valores democráticos e habilidades de cidadania ativa:

• https://www.coe.int/en/web/compass
• http://www.eycb.coe.int/compass/en/pdf/compass_2012_inside_FINAL.pdf
• https://www.youtube.com/watch?v=I-XjdcpfXoI&t=5s

Equipamento e ferramentas para eventos:

• Equipamento audiovisual: câmeras, microfones, projetores e iluminação. Técnicos profissionais gerenciam esse equipamento durante o evento.
• Dispositivos de comunicação: use walkie-talkies, celulares e outras ferramentas de comunicação para uma coordenação perfeita.
• Equipamento de segurança: para eventos com atos ou apresentações perigosos, priorize pessoal médico treinado, ambulâncias, extintores de incêndio e redes de segurança.
• Pessoal de segurança: garanta a presença de pessoal de segurança para proteger os participantes e manter a ordem.

Top 10 considerações para escolher um local para eventos:

• Custos do local.
• Localização do local.
• Data e sazonalidade.
• Tamanho e capacidade.
• Layout e estética.
• Acústica.
• Estacionamento e acessibilidade.
• Serviços e instalações.

Materiais para oficinas: slides, apostilas, folhas de trabalho, flip charts, notas adesivas, marcadores, adereços e post-it.

Links relevantes relacionados a entender a atividade de campanha eleitoral e quão persuasivo você é:

• https://www.wildapricot.com/blog/how-to-plan-an-event
• https://insight.kellogg.northwestern.edu/article/engineered_electioneering
• https://www.ngpvan.com/blog/political-persuasion/
• https://www.nextias.com/blog/pressure-groups/